Jäsenten lisääminen

Riippuen yhdistyksesi koosta, voit lisätä jäsenet kahdella tavalla:

a) Jos yhdistyksessäsi on paljon jäseniä, voit lisätä kaikkien jäsenten tiedot kerralla vanhasta rekisteristä.

b) Jos yhdistyksessäsi on vähän jäseniä, voit kutsua jäsenet liittymään ja lisäämään tietonsa itse liittymisen yhteydessä. Näin tiedot ilmestyvät rekisteriin sitä mukaa, kun jäsenet liittyvät Membook-käyttäjiksi.

Jos yhdistyksessä on jäseniä, jotka eivät halua käyttää Membookia tai muita sähköisiä palveluita, mutta pysyvät silti yhdistyksen jäseninä, voit lisätä heidät erikseen taulukkolisäyksellä.

Jäsenten lisääminen vanhasta rekisteristä taulukkolisäyksellä

Kaikkien vanhojen jäsenten tiedot voi lisätä Membookiin kerralla taulukkolisäyksen avulla. Tiedot näkyvät Membookin rekisterissä heti taulukkolisäyksen jälkeen, joten voit tarkastella ja hallinnoida rekisteriä saman tien.

Yksinkertaiset, pelkkiä yhteystietoja sisältävät taulukkolisäykset voit tehdä itse näitä ohjeita noudattamalla. Monimutkaisemmat, muita tietoja sisältävät taulukkolisäykset tehdään asiakaspalvelumme kautta info@membook.fi. Autamme mielellämme kuitenkin myös pienempien lisäysten kanssa!

Taulukkolisäystä varten tarvitset jäsenten tiedot listassa tai taulukossa. Tiedot kopioidaan tekemäämme esimerkkitaulukkoon (saatavissa alla) ja se ladataan Membookiin Lisää jäseniä -sivulla.

Monimutkaisempien rekisterien käyttöönottoon suosittelemme starttipakettiamme. Tällöin perustamme rekisterin puolestanne Membookiin ja viemme vanhojen jäsenten tiedot sisään sovitusti. Samalla luodaan hinnastot ja suunnitellaan jäsenlaskutuksen käynnistäminen. Pyydä Starttipaketista tarjous yhdistyksellenne! Starttipaketti sisältää aina myös käyttökoulutuksen. Mikäli olet lisäämässä vain yhteystietoja ja haluat koittaa taulukkolatausta itse, kirjaa jäsentesi tiedot antamaamme esimerkkitaulukkoon (alla) ja lataa taulukko Membookiin seuraavien ohjeiden mukaan.

Esimerkkitiedoston lataaminen

Lataa esimerkkitiedosto klikkaamalla tästä. Jos lataus ei käynnisty, etsi tiedosto taulukkolisäyksen sivulta seuraavasti:

1. Siirry yhteisösi etusivulle Yhteisösi-pudotusvalikon kautta.
2. Valitse vasemman reunan valikosta kohta +Lisää jäseniä.
3. Siirry Lisää jäseniä -välilehdelle klikkaamalla sen nimeä yläpalkissa.
4. Klikkaa linkkiä Esimerkkitiedosto ladataksesi tiedoston koneellesi.
   Tiedosto tallentuu useimmiten Ladatut tiedostot -kansioon. Saat latauksesta ilmoituksen (käyttämästäsi selaimesta riippuen) ikkunan alareunaan tai oikeaan ylänurkkaan.

Esimerkkitiedoston muokkaaminen taulukko-ohjelmalla

Jos sinulla ei ole Exceliä tai muuta taulukko-ohjelmaa, voit muokata tiedoston myös Muistiossa (ks. seuraavat ohjeet).

1. Etsi lataamasi esimerkkitiedosto tietokoneesi kansioista.
2. Avaa tiedosto Excelillä tai muulla vastaavalla taulukko-ohjelmalla.
3. Valitse taulukosta kaikki tekstiä tai numeroita sisältävät sarakkeet hiirellä maalaamalla ja vaihda kaikkien muodoksi yläreunan Lukumuotoilu-pudotusvalikosta Teksti. (ks. kuva alla).
   
   
   
   
4. Muokkaa jäsentesi tiedot taulukkoon.
   Huom. Älä vaihda sarakkeiden paikkaa keskenään äläkä poista tyhjiä sarakkeita Katuosoite- ja Postitoimipaikka-sarakkeiden jäljestä. FI-sarake viittaa maahan, jossa jäsen asuu.
5. Tallenna tiedosto. Tiedoston pitäisi tallentua automaattisesti .csv-muodossa, kuten kuuluukin, mutta varmuuden vuoksi voit myös Tallentaa nimellä, niin voit varmistua tiedostomuodosta.

Esimerkkitiedoston muokkaaminen Muistio-ohjelmalla

Jos tietokoneellasi ei ole taulukko-ohjelmaa, voit muokata tiedoston sen sijaan Muistiossa.

1. Etsi lataamasi esimerkkitiedosto tietokoneesi kansioista.
2. Avaa tiedosto Muistio-ohjelmassa klikkaamalla tiedostoa hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Avaa sovelluksessa… > Muistio.
3. Muokkaa tiedostoon jäsentesi tiedot.
        • Puolipiste (;) erottaa aina osioita, jotka on otsikoitu ensimmäisellä rivillä.
        • Huomaa, että katuosoitteen ja postitoimipaikan jälkeen on kaksi puolipistettä.
        • Jos jäsenellä ei ole esimerkiksi sähköpostiosoitetta, jätä osio tyhjäksi ilman välilyöntejä.
        • FI viittaa maahan, jossa osoite sijaitsee.
4. Tallenna tiedosto .csv-muodossa, esimerkiksi nimeämällä se tiedot.csv (poista kentän ehdotus *.txt).

Jäsenten tiedot näkyvät nyt rekisterissä ja voit tarkastella niitä. Seuraava askel onkin kutsua jäsenet liittymään ja käyttämään Membookia (ks. ohjeet alla). 

Jos taulukkolisäys ei onnistunut ohjeiden mukaan, tarkista vianmääritys alta. Jos ongelma jatkuu, ota yhteyttä asiakaspalveluumme info@membook.fi niin selvitämme asian pikimmiten!

Taulukkolisäyksen ongelmatilanteet

Jos tämä ei auta, voit poistaa listalta ne jäsenet, joiden tiedoissa on virheitä. Sen jälkeen pystyt tallentamaan muiden jäsenten tiedot.

1. Tarkista kaikilta sivuilta, onko jonkin jäsenen kohdalla virheilmoitus. Pääset sivulta toiselle oikean alareunan nuolipainikkeilla.
   Vinkki: Valitse Henkilöitä/Sivu-pudotusvalikosta 20, niin sivujen selaaminen käy nopeammin.
2. Kun löydät virheilmoituksen, klikkaa merkki valintaruutuun kyseisen jäsenen kohdalle. 
   Vinkki: Voit kopioida tässä vaiheessa itsellesi muistiin näiden jäsenten tiedot, joiden lisääminen ei onnistunut. Näin muistat, ketkä täytyy lisätä vielä jälkeenpäin.
3. Kun olet löytänyt virheilmoitukset ja valinnut ne, klikkaa Poista-painiketta.
   Tallenna-painiketta pystyy nyt painamaan.
4. Klikkaa Tallenna-painiketta.
   Saat ilmoituksen onnistuneesta lisäyksestä.
5. Voit lähettää meille niiden jäsenten tiedot, joiden lisääminen ei onnistunut, niin hoidamme lisäämisen puolestasi.

Jos ongelmaan ei löydy vastausta tästä, ota yhteyttä asiakaspalveluumme info@membook.fi ja kuvaile ongelmasi, niin selvitämme asian pikimmiten! Lisäämme vastaukset myös Tietopankkiin muiden avuksi.

Lisättyjen jäsenten kutsuminen Membook-käyttäjiksi

Kun jäsentesi tiedot on lisätty vanhasta rekisteristä Membook-yhteisön rekisteriin, on aika kutsua jäsenet käyttämään Membook-yhteisöä. 

Rekisteriin lisätyt jäsenet löytyvät jäsenhaun kautta Rekisteröitymättöminä jäseninä, sillä heillä ei vielä ole Membook-tunnusta. Etsi heidät jäsenhaun kautta ja lähetä liittymiskutsut.

Huom. Voit lähettää liittymiskutsun vain jäsenille, joiden sähköpostiosoite on yhteisön rekisterissä.

1. Siirry yhteisön etusivulle Yhteisösi-pudotusvalikon kautta.
2. Avaa jäsenhakusivu klikkaamalla vasemman reunan valikosta Jäsenet.
3. Klikkaa hakukentän alta auki Käyttäjä-pudotusvalikko.
4. Klikkaa merkki Rekisteröimätön-valintaruutuun.
5. Klikkaa Etsi-painiketta hakukentän oikeassa reunassa.
   Hakua vastaavat jäsenet näkyvät hakukentän alla.
6. Klikkaa Kutsu Membookiin -painiketta sivun alareunassa.
   Kutsujen lähettäminen -ikkuna aukeaa näytölle.
7. Varmista kutsujen lähettäminen klikkaamalla Kyllä-painiketta.
   Saat varmistuksen kutsujen lähtemisestä.

Jäsenten lisääminen sähköpostikutsuilla

Jos yhdistyksessäsi on vain vähän jäseniä, voit kutsua jäsenesi sähköpostikutsuilla liittymään yhteisöön ja lisäämään tietonsa itse rekisteriin sitä mukaa, kun he liittyvät. Tällöin tiedot tulevat rekisteriin pikkuhiljaa, mutta jokainen jäsen voi hoitaa omien tietojensa lisäämisen itse.

Tarvitset kutsujen lähettämistä varten listan jäsenten sähköpostiosoitteista.

Huom. Voit lähettää liittymiskutsun vain jäsenille, joiden sähköpostiosoite on sinulla tiedossa. Jäsenet, jotka eivät käytä sähköpostia tai sähköisiä palveluja, voi olla järkevämpi lisätä taulukkolisäyksen kautta.

Lähetä kutsut seuraavasti:

1. Siirry yhteisösi etusivulle Yhteisösi-pudotusvalikon kautta.
2. Valitse vasemman reunan valikosta kohta +Lisää jäseniä.
   Siirryt Kutsu jäseniä -sivulle.
3. Listaa jäsentesi sähköpostiosoitteet Sähköpostit-kenttään pilkulla erotettuina.
4. Klikkaa Lisää-painiketta.
   Näet syöttämäsi sähköpostiosoitteet listana kentän alla.
5. Tarkista, että sähköpostiosoitteet on kirjoitettu oikein, jotta kutsut menevät varmasti perille. 
6. Voit tarvittaessa poistaa väärinkirjoitetun sähköpostiosoitteen listasta klikkaamalla merkin sen viereiseen valintaruutuun ja klikkaamalla sitten Poista valitut -painiketta. Korvaa poistettu osoite uudella askelten 3-4 mukaan.
7. Klikkaa lopuksi Lähetä-painiketta.
   Kutsut lähtevät sähköpostiosoitteisiin ja saat ilmoituksen onnistuneesta lähettämisestä.

Huom. Kutsuttujen jäsenten tiedot tulevat näkyviin jäsenrekisteriin vasta, kun he ovat klikanneet kutsua ja sitä kautta rekisteröityneet Membookiin ja liittyneet yhteisön jäseneksi.